Les archives publiques : réglementation et protection

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 Les archives publiques sont définies par la loi. Il s’agit :

    » des documents qui procèdent de l’activité de l’État, des collectivités territoriales, des établissements et entreprises publiques ;
   » des documents qui procèdent de l’activité des organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics ou d’une mission de service public ;
   » des minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels.

   Les archives départementales de Meurthe-et-Moselle sont compétentes pour l’ensemble des archives publiques produites dans le département, que ce soit par les administrations déconcentrées de l’État (préfecture, directions départementales, directions régionales installées dans le département), par les collectivités locales (le département, les communes et leurs groupements), les établissements publics hospitaliers et universitaires, les organismes de droit privé chargés de service ou de missions de service public (la Caisse d’allocation familiale, la Poste…), les minutes et répertoires des notaires ou huissiers ; c’est sur ces archives que portent avant tout leurs missions.

   Les archives publiques sont imprescriptibles, quel qu’en soit le détenteur.

    Les archives publiques définitives ont vocation à être versées aux archives départementales, qui en assureront la conservation, le classement et la description, la communication au public et la valorisation culturelle. Tout versement s’accompagne d’un formulaire de bordereau de versement, rempli par le détenteur d’archives publiques.

   Aucune élimination d’archives publiques ne peut intervenir sans le visa préalable du directeur des archives départementales, qui s’assure de l’absence d’intérêt tant historique que juridique de la documentation proposée à la destruction. Ce visa est délivré au moyen d’un formulaire de bordereau d’élimination.

   Des circulaires interministérielles définissent, pour de nombreux domaines de l’administration, les durées de conservation minimales et les règles de tri des documents publics.

   En outre, dans le cas où aucun texte réglementaire n'existe, les services sont amenés à mettre en place, en concertation avec les archives départementales, des tableaux de gestion des documents qu'elles produisent, adaptés à leurs besoins et à leurs missions.

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